Demarrage

Lorsque votre installation BuroTex est configurée pour la première fois, il peut être un peu difficile de savoir par où commencer.
Le premier endroit pour commencer est généralement vos paramètres administrateur. Nous passons en revue chacune des options d’administration spécifiques une par une dans la section Paramètres d’administration (et sous-sections) de cette documentation, mais c’est là que vous pouvez définir votre image de marque (logo, etc.), les préférences d’alerte, la configuration LDAP, deux facteurs authentification et ainsi de suite.

 

 

Une fois que vous avez trié tous vos paramètres, vous voudrez réfléchir à la façon dont votre flux de travail fonctionne actuellement et à quoi cela devrait ressembler dans BuroTex.

Dans une configuration courante, les actifs seront assignés  à des personnes, mais vous pouvez également assigner des actifs à des emplacements et d’autres actifs. (Cette option peut preter à confusion, nous ne la recommandons donc généralement pas en dehors de flux de travail très spécifiques et déjà établis.)
Si vous avez déjà utilisé quelque chose (même des feuilles de calcul) pour suivre vos données d’actifs, vous avez probablement déjà une sorte de workflow, même s’il s’agit de quelque chose de très simple (et peut-être même pas officiellement formalisé), tel que :

  • Un nouvel employé est embauché
  • Les actifs leur sont attribués
  • Le système est mis à jour pour refléter à qui l’actif est extrait
  • L’employé part, rend les actifs lors des entretiens finaux
  • L’actif est marqué comme « Imagerie en attente » et ajouté à la file d’attente à sauvegarder/effacer
  • L’imagerie des actifs est terminée, l’actif est remis en circulation pour être vérifié par quelqu’un d’autre

Certaines organisations auront des flux de travail différents, et BuroTex essaie d’être suffisamment flexible pour les accueillir également. De plus, la façon dont les personnes et les actifs sont ajoutés dans BuroTex peut différer en fonction de votre flux de travail. Par exemple, pour certaines organisations, ce processus est entièrement manuel (par choix). Pour d’autres, ils peuvent utiliser la synchronisation LDAP ou s’appuyer fortement sur l’importation d’actifs pour tout garder à jour. Même d’autres encore utilisent l’API BuroTex pour automatiser certaines de ces choses afin qu’elles fonctionnent avec les autres outils de leur chaîne d’outils de gestion des actifs.

 

Nouveau dans la gestion d’actifs ? #

Pour déterminer quel flux de travail vous conviendra le mieux, vous devrez examiner les outils, le personnel de support informatique et les autres ressources dont vous disposez – et ne paniquez pas. Même un programme de gestion des actifs simple et manuel est meilleur que les feuilles de calcul, et votre système évoluera au fil du temps à mesure que vous adapterez votre flux de travail à votre propre organisation et à vos ressources. BuroTex peut évoluer avec vous à mesure que vous affinez votre processus.

 

Ajout d’éléments à partir d’un fichier CSV #

La meilleure façon de commencer à ajouter des actifs dépend des informations avec lesquelles vous devez commencer. Si vous disposez d’un fichier CSV (Google Doc, etc.) contenant des données d’actifs, votre premier arrêt sera d’importer vos actifs via l’outil d’importation. Consultez la documentation Importation d’actifs et autres pour plus de détails et des exemples de fichiers CSV.

 

Ajouter des actifs manuellement #

Si vous n’avez pas de données d’actifs existantes et que vous commencez tout juste à développer votre programme de gestion d’actifs, vous voudrez probablement commencer par créer des catégories, puis des modèles d’actifs.

Considérez les catégories comme des descriptions de haut niveau de vos actifs, par exemple « Ordinateurs portables », « Ordinateurs de bureau », « Serveurs », etc. Vous voudrez adapter cela aux types d’actifs que vous possédez, mais les catégories sont importantes parce que vous Je déterminerai si les actifs nécessitent ou non que vos utilisateurs acceptent la livraison et/ou les CLUF des actifs, et s’ils doivent recevoir des notifications par e-mail lors de l’extraction/l’archivage des actifs.

Vous pouvez en savoir plus sur le fonctionnement des catégories dans la documentation Catégories.

 

Ajout d’actifs via l’API #

BuroTex est livré avec une API puissante qui vous permet d’ajouter/mettre à jour des actifs, des utilisateurs et plus encore. Si vous avez plusieurs systèmes déjà scriptés, l’utilisation de l’API peut être votre meilleur choix. Contactez nous pour en savoir plus sur les instructions complètes sur l’utilisation du API.

Remarque : L’ajout d’actifs via l’API est recommandé uniquement pour les développeurs ou les personnes familiarisées avec les langages de script.

 

Connexion LDAP #

Vous trouverez les paramètres LDAP dans Paramètres administrateur > LDAP. Il peut être un peu difficile de faire fonctionner LDAP pour commencer, et il est difficile pour nous de le documenter, car le LDAP/Active Directory de tout le monde est configuré différemment.

 

Rendre les actifs disponibles uniquement à certaines personnes #

Si vous souhaitez limiter les actifs que vos utilisateurs peuvent voir dans votre configuration BuroTex, vous devez activer la prise en charge complète de plusieurs entreprises et utiliser différentes « entreprises » pour segmenter ces utilisateurs et actifs. (Les entreprises au sein de BuroTex ne doivent pas nécessairement être de véritables entreprises – certains utilisateurs préfèrent les traiter davantage comme des rôles ou des départements.) Vous pouvez en savoir plus sur le support complet pour plusieurs entreprises ici.

 

Importation de champs personnalisés #

Les champs personnalisés vous permettent d’inclure des données arbitraires avec vos actifs qui ne sortent pas de la boîte dans BuroTex. Apprenez-en plus sur la configuration de vos champs personnalisés ici, puis sur la façon d’importer ces champs personnalisés ici.

 

Autorisations #

BuroTex est livré avec un système d’autorisations sophistiqué qui vous permet de contrôler les actions que vos utilisateurs peuvent et ne peuvent pas faire.

Une configuration courante pour de nombreuses organisations consiste à avoir une petite poignée d’utilisateurs Superadmin ou Admin qui effectuent l’archivage et l’extraction pour l’organisation, et tous les autres utilisateurs sont créés sans aucune autorisation spéciale. Les utilisateurs créés sans aucune autorisation de gestion ne pourront voir que les éléments extraits pour eux ou les éléments qu’ils ont demandés.

En savoir plus sur les autorisations ici.

 

Étiquettes #

De la manière dont les étiquettes fonctionnent avec BuroTex, elles sont générées avec un code QR et/ou un code-barres de style UPC. Le code QR vous permet de scanner facilement le code pour ouvrir le lien vers cet actif sur votre appareil mobile, tandis que le code-barres de style UPC est conçu pour être utilisé dans la recherche supérieure dans votre interface utilisateur BuroTex.

Bien que vous puissiez utiliser vos propres étiquettes préexistantes pour vos actifs dans BuroTex, vous n’obtiendrez pas cette fonctionnalité de recherche de code QR/top intégrée avec eux. Si vous n’avez pas besoin de cette fonctionnalité et que vous avez déjà imprimé des étiquettes pour vos actifs qui incluent l’étiquette d’actif, etc., n’hésitez pas à utiliser les vôtres.

Vous pouvez en savoir plus sur les étiquettes et les codes-barres ici.

 

Échec des importations #

Lorsque vous commencez à importer avec BuroTex et que vous essayez d’importer des actifs, si votre importation échoue, il y a généralement quelque chose  dans vos données – des champs manquants, des nomenclatures incluses dans le CSV ou des caractères étranges qui ont été inclus dans votre exportation. Consultez notre documentation sur les problèmes d’importation pour obtenir de l’aide pour les déboguer.

 

Powered by BetterDocs

Go to Top